Anterior a pandemia, en Minera los Pelambres (MLP), todo tipo de gestión de ingreso al área se realizaba por escrito debido a la necesidad de aprobar los ingresos de empresas colaboradoras y supervisores. Este permiso necesitaba la firma del jefe de área, si es que estaba en su oficina, y del administrador de contratos. Cuando se establecieron restricciones de aforo y de movimiento, la gerencia, le planteó el desafío a AKonsulting de digitalizar y expeditar la gestión diaria del permiso.
Desafío: Digitalizar permiso de ingreso para aumentar seguridad por COVID y reportabilidad
Para esto, se trabajó de manera ágil con la organización, incluyendo retroalimentaciones constantes de las necesidades del área usuaria, como empresas colaboradoras, gerencia MLP y jefes de turno. La primera necesidad consistía en completar permisos a través de un computador o celular por parte de los trabajadores. En cualquier momento, y en cualquier lugar.
La aplicación provee la ventaja inmediata de la aprobación directa de la solicitud a distancia, es decir, los supervisores o jefes de turnos pueden aprobar dichas solicitudes estando en terreno y no desde su oficina, esto se traduce en una disminución de los tiempos de aprobación, por tanto, los ingresos al área ocurren antes del tiempo promedio esperado. También posibilita el distanciamiento social en el contexto COVID-19 y un aumento del tiempo en terreno para los jefes de turno.
Solución: Sistema de gestión de permisos con usuarios y reportabilidad automática
Por otro lado, la herramienta permite hacer seguimiento y análisis de la data registrada, conocer los riesgos más frecuentes, los trabajos determinados y el número de personas que ingresan y está presentes en el área en un periodo determinado o en tiempo real, con lo que se robustecen los controles para seguridad de las personas y de la información.
Actualmente, el sistema se aplica en 5 gerencias de la compañía, gestionando 200 – 300 permisos diarios, y, además, posibilitando un estándar de permiso de ingreso en toda la organización.